○井手町文書整理保存規程

昭和45年3月6日

訓令第5号

本庁

井手町文書整理保存規程を次のように定める。

井手町文書整理保存規程

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(整理)

第2条 完結文書は、別表に定める種別にしたがい、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は歴年別に編集すること。

(2) 1冊の厚さが10センチメートルをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。

(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。

(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。

(種別及び保存年限)

第3条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。

第4条 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。

(保存)

第5条 主管課長が完結文書を編集したときは、すみやかに総務課長に引き継ぐものとする。

2 総務課長は、前項に規定する簿冊を審査し、別表に定める形式(様式第1号)によりこれを装丁し、課所ごとに番号をつけて文書保存台帳(様式第2号)に登録して最も良好な状態で保管するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管課長が保管するものとする。

(閲覧又は借用)

第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

2 職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、町長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。

(借用期間)

第7条 借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。

2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

(廃棄)

第8条 総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行なわなければならない。

附 則

この訓令は、昭和45年3月6日から施行する。

附 則(昭和48年訓令第5号)

1 この訓令は、公布の日から施行し、昭和48年6月28日から適用する。

附 則(平成15年訓令第2号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令第1号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成27年1月1日から適用する。

別表

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

 

第1種

永久保存

1 町議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、告示、訓令、通達及び指令の原議及び関係書類

3 町広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務の引継ぎに関する重要な文書

10 財産及び町債に関する文書

11 工事関係書類で特に重要なもの

12 町の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

13 歳入歳出決算書

14 その他永久保存が必要と認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は府の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 町税徴収に関する文書

8 租税その他各種公課に関するもの

9 その他10年保存が必要と認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存が必要と認められるもの

第4種

3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌、出勤簿又はタイムカード、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会、回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存が必要と認められるもの

第5種

1年保存

軽易な文書

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井手町文書整理保存規程

昭和45年3月6日 訓令第5号

(平成27年1月27日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和45年3月6日 訓令第5号
昭和48年10月26日 訓令第5号
平成15年3月31日 訓令第2号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成20年4月1日 訓令第1号
平成27年1月27日 訓令第1号