○井手町文書事務規程
昭和45年3月6日
訓令第4号
本庁
井手町文書事務規程を次のように定める。
井手町文書事務規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条 井手町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書 本町の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録を含み、次に掲げるものを除く。以下同じ。)であって、本町の職員が組織的に用いるものとして、本町の機関が保有しているものをいう。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 本町において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の事務処理及び文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(4) 文書管理システム文書 文書のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため、文書管理システムに記録された電磁的記録をいう。
(文書事務の原則)
第2条 文書事務は、適正かつ速かに行なうとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行なわれるよう指導調整するとともに、本庁に関する文書の受領、配付、発送、保管及び廃棄を行なうものとする。
(文書取扱主任)
第4条 本庁の課及び出先機関に文書取扱主任をおき、本庁にあっては課長、出先機関にあってはその長をもってあてる。
2 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 本庁にあっては、総務課から配付された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。出先機関にあっては、到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。
(2) 文書の整理保管に関すること。
(3) 起案文の調整に関すること。
(4) 文書事務の合理化に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
第2章 文書の収受及び配付
(収受した文書)
第5条 総務課長(出先機関にあっては、文書取扱主任をいう。この章において同じ。)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、主務課に配付しなければならない。ただし、町長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印を省略することができる。
3 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入するものとする。
(送料未納等の取扱)
第6条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものにかぎり、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
(主管課への配付)
第7条 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。
(課内の配付)
第8条 文書取扱主任は、配付を受けた文書を、整理のうえ担当者へ配付するものとする。
(当直員が受領した文書)
第9条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。
第3章 文書の立案、回議、決裁等
(起案)
第10条 文書による事案の決定は、起案用紙(様式第2号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行なう。ただし、軽易なものは、帳簿、文書の余白又はふせんをもって処理することができる。
2 前項の規定にかかわらず、主管課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、文書管理システムに件名、起案を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、文書管理システム文書として処理することができる。
(起案文書の処理)
第11条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。
(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。
(2) 必要に応じて説明文を別紙として添えること。
(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を特別扱い欄外に表示すること。
(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令のばっすい等を付すること。
(5) 起案用紙を用いた起案で、起案文書のうち課内の回議を経たのち、他の関係課又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。
(6) 重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書には、赤色のふせんを起案文書の上部に付し、回議者に持ちまわって決裁を得るか、又はその旨を文書管理システムにより記録すること。
(7) 起案用紙を用いた起案で、起案文書の回議が終了したときは、最終決裁者が長の場合は総務課の文書取扱主任が、その他の文書については最終決裁者の属する課の文書取扱者がすみやかに決裁月日印を押して担当者に回送の手続きをとること。
(8) 起案文書のうち最終決裁者が長であるものは、決裁前に総務課長の審査をうけるものとする。課長が最終決裁者であるもので外部に伝達された文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。
(決裁済文書の処理)
第12条 決裁済文書の条例、規則、訓令及び告示は、総務課備付けの法規番号簿に記号、番号等の登録の処置をしなければならない。
(秘密文書の処理)
第13条 町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。
(1) 秘密文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱字で明記し、又は秘密である旨を文書管理システムにより記録するものとする。
(2) 起案用紙を用いた起案における秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第14条 決裁済の文書の浄書は、主管課において行なうものとする。
2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合するものとする。
(公印等の押印)
第15条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印(様式第3号)を押印するものとする。ただし、総務課長の承認を得た場合は、これを省略することができる。
(発送文書の持参)
第16条 特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は退庁時刻2時間前までに総務課(出先機関にあっては、文書の発送を担当する者をいう。)に発送文書を持参しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、郵便切手等を使用すること又は郵便法(昭和22年法律第165号)第85条第1項に規定する郵便料金計器により印字した印影を使用することにより、文書等を直接発送することができる。
(完結文書の処理)
第17条 文書の処理が完結したときは、井手町文書整理保存規程(昭和45年井手町訓令第5号)の定めるところにより整理するものとする。
附則
この訓令は、昭和45年3月6日から施行する。
附則(昭和47年規程第2号)
この訓令は、昭和47年3月25日から施行する。
附則(昭和48年訓令第4号)
1 この訓令は、公布の日から施行し、昭和48年6月28日から適用する。
附則(昭和60年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行し、昭和60年6月4日から適用する。
附則(平成元年規程第7号)
1 この訓令は、公布の日から施行し、平成元年1月8日から適用する。
附則(平成15年訓令第1号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和7年訓令第3号)抄
この訓令は、令和8年1月1日から施行する。
